Só implemente o RPA após analisar estes requisitos!

O RPA (Robotic Process Automation) é uma tecnologia de automação cujo principal objetivo é otimizar processos, gerando benefícios através da robotização, como a redução de erros humanos, a economia ao longo prazo, entre outros. Você pode ler mais sobre os benefícios acessando o nosso artigo: Os benefícios do RPA (em breve)

Apesar disso, nem todo processo presente nas operações de uma empresa pode ou deve ser automatizado. Utilizar a automação para sanar qualquer problema encontrado nos processos tem se tornado um hábito recorrente, e claro, este não é o caminho correto para uma implantação eficiente do RPA. Ao tentar implementar os robôs sem fazer uma análise e seleção rigorosa dos processos, além de construir um projeto RPA baseado em tarefas errôneas e muitas vezes desnecessárias, você está arcando com possíveis prejuízos futuros.

Se você deseja um projeto de robôs eficiente, a primeira tarefa a ser feita é analisar o processo na totalidade, o motivo pelo qual ele deve existir, e como otimizá-lo ao máximo sem a dependência do RPA.

Agora que seu processo já está naturalmente aprimorado (sem RPA), você deve analisar e concluir se a tarefa é ou não elegível a ser automatizada, considerando os pré-requisitos a seguir:

Processo 100% Digital

A regra básica e essencial para que uma tarefa possa ser automatizada, é que ela seja completamente digital, ou seja, não deve envolver nenhuma interação física. Todos os passos que compõem o processo a ser automatizado devem estar restritos ao ambiente virtual.

Um robô RPA desempenha funções apenas em computadores ou máquinas, acessando websites, extraindo informaçõesda web, incluindo informações em sistemas, criando e gerenciando planilhas, ou qualquer outra tarefa que seja digital. Portanto, ao eleger uma tarefa para robotic process automation, esqueça qualquer processo que envolva alguma interação física, como estes exemplos:

• Digitalização de documentos físicos
• Cadastros de documentos físicos em sistemas web
• Transferência de informações ou documentos entre locais físicos

Uma dica para lidar com tarefas nas quais a automação se faz muito necessária, mas possui alguma interação física, é quebrá-la em partes e automatizar somente as etapas virtuais.

Tomemos como exemplo um processo no qual a entrada dos dados é feita através de uma pessoa inserindo informações de um documento físico em um sistema no computador. Para que as informações sejam processadas:

01) divida a tarefa em etapas.

02) mantenha a fase manual (o que exige a atuação humana).

03) otimize-a ao máximo utilizando lean thinking, e até mesmo ferramentas físicas de trabalho.

Após esse passo a passo, automatize todas as outras etapas virtuais. Da mesma forma, se a etapa física se localizar no meio de um processo, avalie automatizar o início e a saída do mesmo.

Repetitiva

Outro principal requisito que valida a implementação de um projeto RPA, é que o processo seja repetitivo e possua uma rotina, pois não faz sentido despender tempo e recursos desenvolvendo um robô que executa uma demanda mínima de tarefas. Para que o RPA seja implantado com sucesso e eficiência, o planejamento deve ser feito com inteligência, sempre calculando os custos de desenvolvimento, e o valor X tempo economizado no dia a dia com a tarefa a ser automatizada.

Grande Volume

Para garantir a eficácia de um investimento em RPA, é essencial que haja volumetria de informações a serem processadas. O principal objetivo do RPA é isentar colaboradores de tarefas volumosas e que tomem tempo. Tarefas constantes, como atualizar dados cadastrais de clientes, lançar pagamentos ao fim do expediente, ou simplesmente extrair informações em massa da web.

Efetuar rotinas simples, como fazer login em algum site ou abrir a caixa de email, não demanda tempo do funcionário e não possui volumetria, sendo assim, investir em automatizar tarefas deste tipo seria um desperdício de recursos.

Existem exceções nas quais as rotinas sem muita volumetria também podem ser elegíveis para RPA, ocorre apenas quando a tarefa não possuir um volume grande de informações, porém, o processamento de cada informação é de longa duração ou de complexidade intermediária/alta, onde é necessário acessar diversos sistemas diferentes ou consolidar dados de distintas fontes para processar cada registro. Em casos como estes, a tarefa pode não contemplar uma volumetria grande de registros, mas da mesma forma consome tempo do usuário, então acaba se tornando um processo válido a ser automatizado.

Sem Julgamento Humano

Precisamos deixar claro as funções e objetivos de um RPA, pois, ao falarmos sobre automação robótica de processos, existe uma grande associação à robôs super inteligentes que são capazes de fazer absolutamente qualquer tarefa que um ser humano faz em um computador, trazendo a ideia de deep-learning, machine learning ou inteligência artificial, entretanto o que muitos não sabem é que, robôs RPA não possuem inteligência artificial.

É preciso enfatizar o conceito de que, qualquer processo de RPA está limitado apenas interagir com sistemas, realizando tarefas pré-programadas e já definidas por uma equipe de automação. Assim o método de aprendizado (por agrupamento de informações) é descartado, retirando também qualquer ideia de julgamento de valor pessoal.

O RPA executa somente aquilo que é programado para executar.

Não entregue ao seu robô um arquivo de entrada de dados com padrão diferente a cada dia, esperando que o mesmo aprenda a distinguir, ou descobrir sozinho em qual lugar extrair cada informação necessária, pois conforme dito, ele somente fará aquilo que foi programado para fazer.

Aplicamos um exemplo sobre uma função rotineira. Caso você programe a automação para extrair uma informação da terceira linha de um documento, não espere que o robô sozinho aprenda a encontrá-la em outra linha caso tenha sido trocada de lugar.

Situações como estas podem facilmente serem contornadas pelo algoritmo, desde que sejam mapeadas previamente e entregues ao programador, para que o mesmo aplique as regras necessárias e faça com que a automação saiba lidar com estes contratempos, caso contrário, o robô não aprenderá a lidar com estas situações e continuará apresentando o mesmo erro.

Então, por que essa premissa acaba sendo polêmica?

Existem algumas situações na qual a inteligência artificial pode ser implementada aos robôs, como: uso de OCR (optical character recognition), digitalização de documentos, identificação de assinaturas, reconhecimento de imagens, entre outros. A questão é que, quando a automação possui alguma inteligência mínima aplicada, ela deixa de ser um simples RPA como conhecemos e como está sendo tratado neste artigo, passando a fazer parte de uma categoria mais complexa da robotização. O RPA Cognitivo (também encontrado nas pesquisas como: RPA com capacidade cognitiva, ou automação inteligente “Intelligent Automation”).

Portanto, é importante salientar que mesmo existindo RPA com IA, são categorias de robôs diferentes, com desenvolvimento, propostas e objetivos diferentes.

Alguns exemplos de tarefas que podem ser automatizadas seguindo essas orientações:

• Extração de dados de websites
• Cadastro de dados da empresa em sistemas internos e externos
• download de arquivos em massa
• Envio de notificações e relatórios
• Monitorar tarefas e sistemas
• Processar informações fazendo cálculos complexos

Conclusão

Ao cogitar automatizar alguma tarefa, analise todos os aspectos citados para garantir que a implementação do RPA faça sentido, pois não adianta automatizar todo processo manual que vier pela frente se esta ação não resultar em ganhos para todos.

Lembre-se, existem várias exceções e casos que o RPA será aplicável, mesmo que o processo não cumpra alguns dos requisitos, portanto, cabe à equipe de automação e principalmente aos analistas de negócios examinar com cautela cada processo, validando pontos de melhorias e os ganhos que terão implementando automações.

Identificou algum processo em sua empresa ou no seu dia a dia que atende estes fundamentos? Então talvez você esteja pronto para começar a criar e implementar seus primeiros robôs. Confira nosso artigo um passo a passo para implementação de robôs! (em breve).

Revisão: Vitória Nogueira