RPA: O que é Robotic Process Automation?

Se você esteve inserido no mundo corporativo nos últimos anos deve ter notado que estamos passando por grandes transformações digitais, e como consequência destas mudanças somos surpreendidos por novas metodologias, definições, e novos conceitos. Termos como IA, DevOps, Lean, RPA e entre muitos outros, são alguns dos novos termos presentes no dia a dia dos profissionais de TI. Porém aqui iremos explorar e nos aprofundar em apenas um! Você já ouviu falar em RPA?

Robotic Process Automation (RPA): é o termo que define a tecnologia de criação de robôs para a automação de processos. Robôs programados para desempenhar tarefas de trabalho repetidamente, seguindo sempre regras de negócios e condições pré-estabelecidas pela equipe de automação.

A implementação do RPA traz consigo uma série de ganhos quando bem aplicada, desde ganhos financeiros até a excelência no atendimento ao cliente final. O sucesso da implantação de um projeto RPA dependerá de um planejamento preciso, de uma equipe preparada, e de tecnologias bem selecionadas. Em contrapartida, a falta de preparação resultará em robôs mal construídos que, sem dúvidas, ao longo prazo resultarão em grandes prejuízos!

Um robô RPA é capaz apenas de desempenhar funções em ambientes virtuais como: acessar websites, extrair informações da web, incluir informações em sistemas, criar e gerenciar planilhas, ou qualquer outra tarefa que seja digital e atenda um conjunto de condições específicas que falaremos adiante. Para que uma tarefa possa ser desempenhada por um RPA a principal exigência é que ela seja 100% digital, deixando de lado qualquer processo que envolva alguma interação física. Afinal, você nunca verá um RPA desempenhando tarefas domésticas ou trabalhando em linhas de produção industrial, isto porque RPAs NÃO são robôs físicos humanoides, ou braços mecânicos inteligentes, mas sim robôs digitais!

Uma automação RPA é composta por três etapas: entrada de dados, processamento, e saída.

A entrada de dados é o processo de coleta ou a inserção de informações as quais o robô processará. Essa operação pode ser aplicada a um arquivo em Excel, arquivos de texto, documentos PDF, consumo de filas, ou até mesmo a extração de informação das páginas de sistemas web ou desktop.

O processamento consiste em “o quê” o robô fará com as informações inseridas ou coletadas, podendo se portar de forma rápida, como: inserir os dados em algum sistema, fazer disparos de e-mails, realizar cálculos de métricas para envio de relatórios, entre outros. Já um processamento longo, geralmente é atribuído para tarefas do tipo: transitar dados entre diversos sistemas diferentes, realizar coletas que demandam tempo para consolidação de informações, calcular e criar relatórios extensos com base nos dados inseridos, ou até mesmo monitorar status e fazer diagnósticos de aplicações.

A saída dos dados é a forma “como” o robô devolverá as informações manipuladas, existindo diversas maneiras para realizar esta etapa. Os robôs mais comuns geram arquivos simples em Excel ou arquivos de texto, concentrados geralmente em diretórios locais, e até mesmo inserindo essas informações no mesmo arquivo de entrada. Alguns robôs mais complexos possuem a capacidade de inserir os dados diretamente em uma base ou em nuvem, possibilitando a criação de dashboards e sistemas de monitoramento, outros geram e realizam o envio de relatórios via e-mail ao final de determinada tarefa.

É importante que todo profissional RPA saiba abstrair todo fluxo a ser automatizado, pois facilita o entendimento do processo na totalidade, permitindo que otimizações sejam feitas antes mesmo da implementação de robôs.

Ok, então RPAs são basicamente “trabalhadores virtuais”, softwares programados para executar rotinas digitais. Qualquer tarefa envolvendo alguma etapa física não pode ser feita por um RPA… sabendo disso, agora posso automatizar tudo o que eu quiser?

Não! Para iniciar qualquer processo de automação, você deve se atentar e identificar quando uma tarefa é ou não viável a ser automatizada, respeitando sempre as seguintes condições:

Repetitiva

Além da necessidade do processo ser completamente digital, outro principal requisito que valida a implementação de um RPA é que seja repetitivo e possua uma rotina, pois não faz sentido despender tempo e recursos desenvolvendo um robô que executa uma demanda mínima de tarefas. Para que o RPA seja implantado com sucesso e realmente eficiente, o processo todo deve ser feito e planejado com inteligência, sempre calculando os custos de desenvolvimento e valor X tempo economizado no dia a dia.

Grande Volume

Para que um investimento em RPA seja eficaz, é essencial que haja determinado volume de informações a serem processadas. O principal objetivo do RPA é isentar um ou mais colaboradores, ajudando-os com tarefas volumosas e que tomem tempo. Tarefas constantes como: atualizar dados cadastrais de clientes, lançar pagamentos ao fim do expediente ou simplesmente extrair informações em massa da web.

Rotinas simples como: fazer login em algum site ou abrir a caixa de e-mail não demandam tempo, portanto, investir em automatização para tarefas deste tipo com certeza seria total desperdício de recursos.

Existem algumas exceções de rotinas com baixo volume que podem ser elegíveis para RPA: tarefas sem excesso de informações, mas de processamento com longa duração ou de complexidade intermediária à alta, onde acaba sendo necessário acessar diversos sistemas diferentes ou consolidar dados de distintas fontes para processar cada registro.

Sem Julgamento Humano

Precisamos deixar claro as funções e objetivos de um RPA, pois ao ouvirmos falar sobre automação robótica de processos, associamos a ideia de robôs superinteligentes, que são capazes de fazer absolutamente qualquer tarefa em um computador. Devemos separar o conceito de Deep Learning, Machinelearning, ou inteligência artificial com o propósito do RPA. Robôs RPA (ainda) não possuem inteligência artificial.

Devemos enfatizar que qualquer processo RPA está limitado a interagir apenas com sistemas, e realizam tarefas pré-definidas, onde métodos de aprendizado de máquina ou aplicação de inteligência é descartado, retirando também qualquer ideia de julgamento de valor pessoal.

Nunca entregue ao seu robô RPA um arquivo de entrada de dados com padrões diferentes a cada dia, esperando que o mesmo aprenda a distinguir ou descobrir sozinho onde extrair cada informação necessária, pois já sabemos que tal automação executará somente o que foi programado. Aplicamos um exemplo sobre uma função rotineira: Caso você programe seu robô para extrair uma informação na terceira linha de um documento, não espere que o robô aprenda a encontrá-la em outra linha caso tenha sido trocada de lugar.

Situações como estas podem facilmente ser contornadas pelo algoritmo, desde que sejam mapeadas previamente e entregues ao programador, para que o mesmo aplique as regras necessárias e faça com que a automação resolva essas divergências. Caso contrário, o robô não aprenderá a lidar com tais situações, e continuará apresentando erros pertinentes.

E quanto a Intelligent Automation ou HyperAutomation?

A inteligência artificial ou aprendizado de máquina podem ser implementados aos robôs, como no uso de OCR (Optical Character Recognition), digitalização de documentos, identificação de assinaturas, reconhecimento de informações em mídias visuais, entre outros. No entanto, quando a automação possui inteligência mínima aplicada, ela deixa de ser um simples RPA (como conhecemos, e como está sendo tratado neste artigo), passando a fazer parte de uma categoria mais complexa da robotização denominada RPA Cognitivo (encontrado nas pesquisas como: RPA com capacidade cognitiva ou automação inteligente “Intelligent Automation”). Apesar disso, é importante salientar que mesmo existindo RPA com IA, são categorias, tipos, desenvolvimentos, e muitas vezes possuem propostas diferentes de automação.

Alguns exemplos de tarefas que podem ser automatizadas seguindo todos os pré-requisitos citados:

• Extração de dados de websites
• Cadastro de dados da empresa em sistemas internos e externos
• Download de arquivos em massa
• Envio de notificações e relatórios
• Monitorar tarefas e sistemas
• Processar informações fazendo cálculos complexos

Identificou algum processo em sua empresa ou no seu dia a dia que atende a estes fundamentos? Então talvez você esteja pronto para começar a criar e implementar seus primeiros robôs!

Os benefícios da automação de processos

Agora que você já entendeu o que é o RPA e seus principais objetivos, conheça então os seus benefícios, e o que são capazes de promover quando bem implementados:

Redução de erros humanos

É fato que todos nós estamos sujeitos aos erros, principalmente no ambiente de trabalho, no qual passamos oito horas do dia ou até mais. Simples erros de digitação, e-mails enviados sem anexo, decisões tomadas por engano, ou a falta de experiência para manusear uma ferramenta, são erros recorrentes e que estão ligados ao fator humano (estresse, preocupações, falta de atenção, dúvidas e mais).

Com a implantação do RPA nos processos, o primeiro ganho é a redução destes erros causados pelo fator humano, tornando o processamento das informações mais eficiente, incluindo mais segurança e anulando os desperdícios!

Economia

Diferente de um ser humano, robôs não fazem as adoráveis pausas para o café, não possuem horário de almoço, ou necessitam parar para utilizar o banheiro. Os robôs também não sentem cansaço físico ou mental, apresentam atestado ou estão sujeitos a problemas emocionais. Uma automação RPA pode ser executada sem interrupções durante 24 horas, 07 dias por semana, trazendo para qualquer companhia uma economia indiscutível ao longo prazo, tanto em recursos (evitando a necessidade de pagar salários e horas extras), quanto de tempo, já que além de trabalhar por prazo indeterminado, o RPA também elimina o congestionamento ocasionado por falhas humanas.

Colaboradores satisfeitos

Tarefas repetitivas e monótonas não agregam conhecimento ao colaborador, pelo contrário, geralmente são prejudiciais ao desempenho e engajamento daqueles que as executam, representando um enorme tempo gasto sem aprendizado ou ganho de experiência. Por isso, a implementação do RPA isenta os colaboradores, dando-lhes a oportunidade de ocupar funções mais criativas e estratégicas, tornando-os assim mais motivados e satisfeitos com suas funções.

Obviamente existem discordâncias que envolvem a implantação do RPA. Existem pessoas contra a automação em prol da preservação de empregos, como um movimento “anti-tecnologia”.

Infelizmente, é comum ouvir de profissionais (principalmente da área de desenvolvimento) a referência “Job killers” sendo destinada ao profissional de RPA, de forma a ironizar o boato de que a automação gera desemprego.

Porém, uma visão que a maioria das pessoas de fora não possuem é que a automação traz vários outros benefícios além dos já citados neste tópico, até mesmo para quem perdeu o emprego ou foi substituído por um robô. Confira no nosso artigo: As vantagens de ser substituído por um robô (em breve)

Escalabilidade

Para escalar um processo manual desempenhado por um ser humano, é necessário aumentar a quantidade de pessoas e tempo para determinado objetivo, contratando ou realocando novos funcionários e gerando um custo enorme em recursos. Sem dúvidas, uma das principais vantagens da robotização é a capacidade de escala no processamento de informações. Com um RPA bem implementado, duplicar, triplicar ou multiplicar a capacidade de processamento passa a ser uma tarefa simples, muitas vezes feita com poucos clicks, em poucos minutos e sem custo adicional. A facilidade de escala do RPA nos leva ao último e mais importante benefício da automação para as empresas:

Atendimento mais rápido ao cliente

A combinação de todos os benefícios citados anteriormente resultam no principal motivo da automação estar presente no dia a dia da maioria das companhias, a redução no tempo de resposta ao cliente. Visto que o RPA é bem implantado, operações tornam-se mais rápidas, com menor fator de erro ao manusear informações, com uma facilidade de escala permitindo seu crescimento, e uma economia que abre margem para o investimento de capital e recursos nas áreas que realmente necessitam da presença humana (geralmente áreas estratégicas ou voltadas à experiência do cliente).

Resumindo…

RPAs são robôs virtuais “simples”, que não necessariamente embarcam alguma inteligência artificial, mas que ainda assim, possuem como principal característica um enorme poder de processamento, economia e ganhos.

Ao implementar o RPA com pouco planejamento, de forma simples e sem muito comprometimento com qualidade de desenvolvimento, é possível obter todas as vantagens citadas?

Absolutamente não! E muito pelo contrário, o resultado pode ser desastroso e na maioria das vezes ter um efeito oposto, gerando prejuízo e desgaste. Para evitar perdas ou erros graves, o RPA deve ser desenvolvido de forma planejada por profissionais experientes e especializados na área, em breve publicaremos mais artigos sobre o tema!

Revisão: Vitória Nogueira

Contribuição: Karina Fukuda